Ordini di Acquisto

Al click sull’icona presente in sidenav, l’Utente viene reindirizzato all’interno della sezione ODA dalla quale è possibile visualizzare un listato contenente le informazioni sulle ODA già censite in Piattaforma. Segue una schermata esemplificativa della pagina:

In dettaglio, i campi presenti sono:

• ID: È un identificato univoco staccato dal Portale associato all’Ordine di Acquisto
• Oggetto: Riporta il nome assegnato alla Richiesta di Acquisto in fase di creazione
• Stato: Indica lo stato dell’Ordine in Piattaforma
  1. Può assumere questi valori
     • Bozza: L’Utente del Portale ha creato un nuovo Ordine di Acquisto, ha scelto di uscire prima di completare l’inserimento di tutti i dati richiesti e di salvare le informazioni immesse per una futura compilazione
       • IMPORTANTE: se non è presente un flusso di approvazione configurato (vedi Impostazioni – Sezione Add-On à Add-On – Workflow approvazione), al completamento della compilazione dei dati obbligatori richiesti, l’Ordine di Acquisto passerà dallo stato Bozza allo stato Approvata
       • IMPORTANTE: se è presente un flusso di approvazione configurato (vedi Impostazioni – Sezione Add-On à Add-On – Workflow approvazione), al completamento della compilazione dei dati obbligatori richiesti, l’Ordine di Acquisto passerà dallo stato Bozza allo stato In Approvazione
     • In Approvazione: In presenza di un flusso di approvazione configurato e attivo che è stato matchato per l’Ordine di Acquisto, la pratica è pronta per essere esaminata dall’Utente del Portale avente ruolo Approvatore + Gestore CdC che può approvare (Approvata), rifiutare (Rifiutata) o richiedere delle modifiche (Rifiutata con Riserva) al Buyer
       • In caso di flussi di approvazione con più di un Utente del Portale avente ruolo Approvatore + Gestore, il passaggio da In Approvazione a Rifiutata o Rifiutata con Riserva può avvenire anche in step di approvazione intermedi, ma solo ed esclusivamente se l’approvatore immediatamente precedente a quello corrente ha approvato, per la sua parte, l’Ordine di Acquisto
     • Approvata: In presenza di un flusso di approvazione configurato e attivo che è stato matchato per l’Ordine di Acquisto, la pratica è stata approvata da tutti gli Utenti del Portale avente ruolo Approvatore + Gestore CdC coinvolti e non sono più necessarie ulteriori approvazioni
     • Rifiutata: In presenza di un flusso di approvazione configurato e attivo che è stato matchato per l’Ordine di Acquisto, la pratica è stata rifiutata da almeno uno degli Utenti del Portale avente ruolo Approvatore + Gestore CdC coinvolti e non è più possibile proseguire oltre
       • Una pratica entrata in stato Rifiutata non è più lavorabile
       • Una pratica può raggiungere lo stato Rifiutata nei seguenti casi:
         1. Rifiuto dell’accettazione dell’aumento di prezzo di un Ordine in un Ciclo di Contrattazione ODA da parte dell’Utente approvatore successiva all’accettazione, da parte del Buyer, della proposta di modifica delle informazioni dell’Ordine inizialmente avanzata dal Fornitore
     • Rifiutata con Riserva: In presenza di un flusso di approvazione configurato e attivo che è stato matchato per l’Ordine di Acquisto, la pratica è stata Rifiutata con Riserva da almeno uno degli Utenti del Portale avente ruolo Approvatore + Gestore CdC coinvolti e ritorna modificabile in ogni sua parte
     • Annullata: L’Utente del Portale ha creato un nuovo Ordine di Acquisto, ha scelto di uscire prima di completare l’inserimento di tutti i dati richiesti e di annullare le informazioni immesse
       • Un Ordine entrato in stato Annullato non è più lavorabile
     • Inviato: Un Ordine di Acquisto che ha raggiunto lo stato Approvata può, manualmente, essere inviata al Fornitore destinatario dell’Ordine che, da qui in poi, potrà accettare (stato Accettato), rifiutare (stato Rifiutato) oppure richiedere una modifica (funzionalità Ciclo di Contrattazione ODA)
     • Accettato: Un Ordine di Acquisto passa in stato Accettato se il Fornitore accetta le informazioni riportate nell’Ordine
       • Una pratica può raggiungere lo stato Accettato nei seguenti casi:
         1. Accettazione alla prima sottomissione dell’Ordine da parte del Fornitore
         2. Accettazione successiva ad un Ciclo di Contrattazione ODA da parte dell’Utente ORBIT successiva a proposta di modifica delle informazioni dell’Ordine avanzata dal Fornitore
       • Una pratica mantiene lo stato Accettato nei seguenti casi:
         1. Sempre, se nessuna ulteriore azione viene compiuta sull’Ordine dopo aver raggiunto questo stato
         2. In caso di Negoziazione ODA, in fase di valutazione della proposta di modifica delle informazioni dell’Ordine avanzata dal Fornitore o dall’Utente ORBIT
     • Rifiutato: Un Ordine di Acquisto passa in stato Rifiutato se il Fornitore rifiuta di accettare le informazioni riportate nell’Ordine
       • IMPORTANTE: Un Ordine entrato in stato Rifiutato non è più lavorabile
       • Una pratica può raggiungere lo stato Rifiutato nei seguenti casi:
         1. Rifiuto alla prima sottomissione dell’Ordine da parte del Fornitore
         2. Rifiuto in un Ciclo di Contrattazione ODA da parte dell’Utente ORBIT successiva a proposta di modifica delle informazioni dell’Ordine avanzata dal Fornitore
     • Contrattazione: Un Ordine di Acquisto passa in stato Contrattazione se il Fornitore avanza una proposta di modifica delle informazioni dell’Ordine (Ciclo di Contrattazione ODA)
     • Contrattazione In Approvazione: Un Ordine di Acquisto passa in stato Contrattazione In Approvazione se le modifiche apportate all’Ordine e accettate dall’Utente ORBIT causano un aumento di prezzo rispetto all’Ordine originale e richiedono un’approvazione formale dagli utenti approvatori preposti
     • Completato: Un Ordine di Acquisto passa manualmente dallo stato Accettato allo stato Completato quando l’Utente ORBIT non vuole compiere/permettere che vengano compiute ulteriori azioni sull’Ordine
       • IMPORTANTE: Un Ordine entrato in stato Rifiutato non è più lavorabile
• Fornitore: Riporta la Ragione Sociale del Fornitore destinatario dell’Ordine
• Centro di Costo: Riporta il Centro di Costo associato all’Ordine di Acquisto
• Sede di Riferimento: Riporta la Sede associata all’Ordine di Acquisto
• Data della richiesta: Riporta la data della richiesta indicata dall’Utente ORBIT
  1. Se la Data della richiesta è nel passato, l’Ordine di Acquisto passa automaticamente in stato Completato
  2. Se la Data della richiesta è corrente, i passaggi di stato seguono i flussi standard del Portale
• Valore totale: Riporta il valore totale ottenuto dalla somma del valore economico delle singole Posizione ed è espresso nella valuta scelta per l’Ordine (es. ‘€’ oppure ‘$’)
• Alert attivi: Riporta, graficamente, eventuali segnalazioni sulle Date di Consegna indicate nelle singole Posizioni di un Ordine in base ai parametri configurati all’interno della sezione Alerting ODA presente all’interno dell’impostazione Configurazione Reminder
  1. - indica che non è stata raggiunta la finestra critica configurata
  2.  indica che è stata raggiunta la finestra critica configurata, calcolata come gli  giorni configurati precedenti al raggiungimento della Data di Consegna cronologicamente più vicina alla data di oggi tra tutte le Posizione presenti all’interno dell’Ordine
     • IMPORTANTE: il numero accanto al simbolo   indica il numero di Posizioni che rientrano nella finestra critica configurata
  3. indica che è stata superata la Data di Consegna cronologicamente più vicina alla data di oggi tra tutte le Posizione presenti all’interno dell’Ordine
     • IMPORTANTE: il numero accanto al simbolo  indica il numero di Posizioni che hanno superato la Data di Consegna
• Approvazione: Riporta, graficamente, lo stato delle approvazioni
  1.  indica una pratica correttamente creata nel Portale oppure l’avvenuta approvazione della Pratica da parte di un Utente del Portale avente un ruolo che ne consente l’approvazione
     • IMPORTANTE: per ogni singola Pratica è possibile visualizzare più icone in presenza di regole di approvazione che prevedono più di un approvatore
  2.  indica una pratica in attesa di essere approvata da parte di un Utente del Portale avente un ruolo che ne consente l’approvazione
     • IMPORTANTE: è possibile visualizzare l’icona anche in caso di pratica in stato Rifiutato con Riserva
  3.  indica una Pratica rifiutata da parte di un Utente del Portale avente un ruolo che ne consente il rifiuto
• …
  1. I tre puntini aprono un sottomenù contenente le seguenti voci:
     • Visualizza: permette di accedere all’Ordine di Acquisto e vederne i dettagli
• Esportare la lista degli Ordini di Acquisto direttamente dal bottone