Lavorazione Richieste di Acquisto

Al raggiungimento dello stato  , la Richiesta di Acquisto può essere lavorata.

 In dettaglio, per ognuna della Posizioni presenti all’interno della Richiesta di Acquisto, è possibile:

• Selezionare tutte le Posizioni e farle confluire in una Bozza di Richiesta di Offerta alla pressione del bottone  
• Selezionare tutte le Posizioni e farle confluire in una Bozza di Ordine alla pressione del bottone  
• Selezionare un sottoinsieme di Posizioni e farle confluire in una Bozza di Richiesta di Offerta alla pressione del bottone  
  1. In questo scenario, dopo aver generato la Bozza di Richiesta di Offerta, è possibile riaccedere alla Richiesta di Acquisto e fare confluire le rimanenti Posizioni in una Bozza di Richiesta di Offerta oppure in una Bozza di Ordine
• Selezionare un sottoinsieme di Posizioni e farle confluire in una Bozza di Ordine alla pressione del bottone  
  1. In questo scenario, dopo aver generato la Bozza di Ordine, è possibile riaccedere alla Richiesta di Acquisto e fare confluire le rimanenti Posizioni in una Bozza di Richiesta di Offerta oppure in una Bozza di Ordine

Le Posizioni che sono confluite in una Bozza di Richiesta di Offerta oppure in una Bozza di Ordine sono indicate con l’icona  

• Nel caso in cui tutte le Posizioni di una Richiesta di Acquisto hanno generato una Bozza di Richiesta di Offerta e/o di Ordine, e sono quindi indicate con l’icona  , oppure le Posizioni residue non sono state ancora selezionate, la Richiesta di Acquisto impedirà di compiere azioni mostrando i bottoni di generazione RDO e ODA in grigio

Le Posizioni residue che possono confluire in una Bozza di Richiesta di Offerta oppure in una Bozza di Ordine sono selezionabili dall’icona    e, una volta selezionate, sono indicate con l’icona  

• Se è stata selezionata almeno una Posizione, è possibile generare una Bozza di Richiesta di Offerta oppure una Bozza di Ordine dai bottoni  

IMPORTANTE: Le Posizioni che sono già confluite in una Richiesta di Offerta oppure in un Ordine non possono essere utilizzate una seconda volta per generare nuove Bozze di Richiesta di Offerta oppure di Ordine. Un’eventuale generazione di Bozza di Richiesta di Offerta oppure di Ordine dalla Richiesta di Acquisto è irreversibile e le Posizioni scelte non potranno più generare ulteriori Bozze ma, in caso di errore, la Bozza generata può essere eliminata in qualsiasi momento

Esempio sezione Riepilogo di una Richiesta di Acquisto (RDA) con Posizioni lavorate e Posizioni non lavorate

Richieste di Offerta

Al click sull’icona   presente in sidenav, l’Utente viene reindirizzato all’interno della sezione RDO dalla quale è possibile visualizzare un listato contenente le informazioni sulle RDO già censite in Piattaforma. Segue una schermata esemplificativa della pagina:

 In dettaglio, i campi presenti sono:

• ID: È un identificato univoco staccato dal Portale associato alla Richiesta di Offerta
• Oggetto: Riporta il nome assegnato alla Richiesta di Offerta in fase di creazione
• Stato: Indica lo stato della Richiesta di Offerta in Piattaforma
  1. Può assumere questi valori
     • Bozza: L’Utente del Portale ha creato una nuova Richiesta di Offerta, ha scelto di uscire prima di completare l’inserimento di tutti i dati richiesti e di salvare le informazioni immesse per una futura compilazione
       • IMPORTANTE: se non è presente un flusso di approvazione configurato (vedi Impostazioni – Sezione Add-On à Add-On – Workflow approvazione), al completamento della compilazione dei dati obbligatori richiesti, la Richiesta di Offerta passerà dallo stato Bozza allo stato Approvata
       • IMPORTANTE: se è presente un flusso di approvazione configurato (vedi Impostazioni – Sezione Add-On à Add-On – Workflow approvazione), al completamento della compilazione dei dati obbligatori richiesti, la Richiesta di Offerta passerà dallo stato Bozza allo stato In Approvazione
     • In Approvazione: In presenza di un flusso di approvazione configurato e attivo che è stato matchato per la Richiesta di Offerta, la pratica è pronta per essere esaminata dall’Utente del Portale avente ruolo Approvatore + Gestore CdC che può approvare (Approvata), rifiutare (Rifiutata) o richiedere delle modifiche (Rifiutata con Riserva) al Buyer
       • In caso di flussi di approvazione con più di un Utente del Portale avente ruolo Approvatore + Gestore, il passaggio da In Approvazione a Rifiutata o Rifiutata con Riserva può avvenire anche in step di approvazione intermedi, ma solo ed esclusivamente se l’approvatore immediatamente precedente a quello corrente ha approvato, per la sua parte, la Pratica
     • Approvata: In presenza di un flusso di approvazione configurato e attivo che è stato matchato per la Richiesta di Offerta, la pratica è stata approvata da tutti gli Utenti del Portale avente ruolo Approvatore + Gestore CdC coinvolti e non sono più necessarie ulteriori approvazioni
     • Rifiutata: In presenza di un flusso di approvazione configurato e attivo che è stato matchato per la Richiesta di Offerta, la pratica è stata rifiutata da almeno uno degli Utenti del Portale avente ruolo Approvatore + Gestore CdC coinvolti e non è più possibile proseguire oltre
       • Una pratica entrata in stato Rifiutata non è più lavorabile
     • Rifiutata con Riserva: In presenza di un flusso di approvazione configurato e attivo che è stato matchato per la Richiesta di Offerta, la pratica è stata Rifiutata con Riserva da almeno uno degli Utenti del Portale avente ruolo Approvatore + Gestore CdC coinvolti e ritorna modificabile in ogni sua parte
     • Finalizzata: L’Utente del Portale effettua manualmente il passaggio in questo stato a conclusione di tutte le attività
       • Una pratica entrata in stato Finalizzata non è più lavorabile
     • Annullata: L’Utente del Portale ha creato una nuova Richiesta di Offerta e che ha salvato i dati inseriti (stato Bozza), ha scelto di annullare la Pratica prima di effettuare il passaggio agli stati successivi (Approvato o In Approvazione in base alla presenza di un flusso di approvazione)
       • Una pratica entrata in stato Annullata non è più lavorabile
     • Pubblicata: Una Richiesta di Offerta che ha raggiunto lo stato Approvata può, manualmente, essere inviata ai Fornitori che, da qui in poi, potranno sottomettere le proprie Offerte entro i termini stabiliti dalla Data Fine RDO
     • Negoziazione: Una Richiesta di Offerta per il quale è stato avviato un Round di Negoziazione entra e rimane in questo stato sino al raggiungimento della Data Fine RDO configurata per lo specifico Round di Negoziazione
     • In Valutazione: L’Utente del Portale può analizzare e aggiudicare tutte le Offerte sottomesse dai Fornitori invitati alla Gara. Il Portale entra automaticamente in questo stato al raggiungimento della Data Fine RDO di una Richiesta di Offerta, sia nel caso di Gara in stato iniziale che in caso di Gara in un Round di Negoziazione
     • Chiusa Senza Offerte: Una Richiesta di Offerta in stato Pubblicata per la quale non sono state inviate offerte per nessuno degli Item presenti in Gara da nessuno dei Fornitori entro i termini stabiliti dalla Data Fine RDO passa automaticamente in questo stato dove, in caso di mancata modifica alla Data Fine RDO e trascorsi sei mesi da quest’ultima, passa automaticamente in stato Chiusa senza poter più essere lavorabile
     • Chiusa: Stato raggiungibile automaticamente dal Portale dopo sei mesi in cui non viene modificata la Data Fine RDO di una Richiesta di Offerte in stato Chiusa Senza Offerte
• Data della richiesta: Riporta la data della richiesta indicata dall’Utente del Portale
• Termine Offerta: Riporta la data indicata dall’Utente del Portale entro cui il Fornitore può inviare un’Offerta (Data Fine RDO)
• Fornitori: Riporta il numero dei Fornitori invitati
• Offerte ricevute: Riporta, graficamente, quanti Fornitori hanno già inviato un’Offerta
• Approvazione: Riporta, graficamente, lo stato delle approvazioni
  1.   indica una pratica correttamente creata nel Portale oppure l’avvenuta approvazione della Pratica da parte di un Utente del Portale avente un ruolo che ne consente l’approvazione
     • IMPORTANTE: per ogni singola Pratica è possibile visualizzare più icone  in presenza di regole di approvazione che prevedono più di un approvatore
  2.   indica una pratica in attesa di essere approvata da parte di un Utente del Portale avente un ruolo che ne consente l’approvazione
     • IMPORTANTE: è possibile visualizzare l’icona   anche in caso di pratica in stato Rifiutato con Riserva
  3.   indica una Pratica rifiutata da parte di un Utente del Portale avente un ruolo che ne consente il rifiuto
• …
  1. I tre puntini aprono un sottomenù contenente le seguenti voci:
     • Visualizza: permette di accedere alla Richiesta di Offerta e vederne i dettagli
• Esportare la lista delle Richieste di Offerta direttamente dal bottone  

Configurazione Richieste di Offerta

 La creazione di una Richiesta di Offerta è suddivisa in tre step:

1. Dati RDO
2. Posizioni
3. Fornitori
4. Documenti richiesti
5. Riepilogo RDO

 NOTA: In caso di Richiesta di Offerta generata da Richiesta di Acquisto, i campi indicati nei paragrafi successivi saranno già popolati con i dati ereditatati dalla Richiesta di Acquisto e modificabili in ogni aspetto dall’Utente. Diversamente, in caso di nuova Richiesta di Offerta, i dati dovranno essere compilati singolarmente sezione per sezione

Dati RDO

La sezione Dati RDO richiede la compilazione delle informazioni di testata legate alla Richiesta di Offerta in fase di inserimento, in dettaglio:

Da questa sezione è possibile inserire allegati RDO direttamente dal bottone  e aggiungere una nota testuale o allegare dei file dalla sezione Comunicazioni presente a fondo pagina.

Esempio sezione Dati RDO di una Richieste di Offerta (RDO)
 

Posizioni

La sezione Posizioni permette l’inserimento di tutte le Posizioni legate alla Richiesta di Offerta sia manualmente che importati da Item Manager.

I campi, già pre-valorizzati per Item importati da Item Manager, sono qui di seguito riportati:

 In testa alla Posizione è possibile visualizzare un ulteriore set di informazioni, in dettaglio:

• ID
• Codice Item

Esempio sezione Posizioni di una Richiesta di Offerta (RDO)

Da questa sezione è possibile aggiungere una nota testuale o allegare dei file dalla sezione Comunicazioni presente a fondo pagina.

Fornitori

La sezione Fornitori consente di aggiungere i Fornitori importati da Ad Hoc Enterprise che si vogliono invitare a partecipare alla Richiesta di Offerta.

                                     Esempio sezione Fornitori di una Richiesta di Offerta (RDO)
 

I Fornitori possono essere aggiunti dall’icona   presente accanto al nome del Fornitore presente nel riquadro Lista Fornitori. Quando aggiunti, i Fornitori vengono inseriti nel riquadro Fornitori selezionati e possono essere rimossi (=riportati nel riquadro Lista Fornitori) dall’icona 

Da questa sezione è possibile aggiungere una nota testuale o allegare dei file dalla sezione Comunicazioni presente a fondo pagina.