Dallo stato documentale del singolo dipendente il sistema dovrà consentire la visualizzazione dell’intera lista documenti del dipendente, compresi i documenti non obbligatori non allegati.
La validità documentale viene verificata monitorando sia la bontà del documento che la scadenza del documento stesso; a tal proposito l’utente interno, opportunamente profilato, avrà la possibilità di determinare se il documento è corretto e quindi validarlo tramite la seguente icona: 
oppure rifiutarlo tramite la seguente icona:
Se si decide di rifiutare un documento, l’utente dovrà essere inserire obbligatoriamente una causale di rifiuto scegliendola tra quelle proposte nel menu a tendina o aggiungendola manualmente o integrando una causale proposta con una nota manuale.
Per ogni documento non valido il fornitore riceverà una comunicazione via e-mail che lo informa del motivo del rifiuto e che dovrà aggiornare il documento rifiutato accedendo al portale con la propria utenza.
La data di scadenza del documento dovrà essere visualizzata di colore rosso se il documento risulta “scaduto”.
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