FLUSSO DI REGISTRAZIONE

Al fine di completare il processo di registrazione, il fornitore deve procedere con la compilazione dei vari moduli, necessari ad inquadrare il profilo aziendale.

La registrazione avviene con un invito tramite comunicazione mail.

Per procedere con la registrazione, sarà necessario entrare nella pagina di Login In, cliccare sul pulsante “Crea un account” (A) (rif. Figura 1).

Figura 1. Portale Asja: pagina Login In

Successivamente, si aprirà una maschera in cui inserire il codice di pre-attivazione (token) ricevuto via e-mail e cliccando sul pulsante “Procedi” (A) (rif. Figura 2) si viene indirizzati all’interno del form di registrazione.

Figura 2. Portale Asja: Pop up di inserimento token

Nel caso in cui il fornitore abbia necessità di assistenza, è possibile cliccare sul link presente all’interno della dicitura “Hai problemi ad accedere? Non preoccuparti Clicca qui Per ricevere assistenza e risolvere rapidamente il problema.” (B) (rif. Figura 1). Al click sul suddetto link, il fornitore verrà indirizzato all’interno di una nuova finestra di navigazione dove sarà possibile consultare le istruzioni finalizzate all’accesso in piattaforma oppure richiedere assistenza aprendo uno specifico ticket.

All’interno dei moduli di registrazione, i campi contrassegnati con un asterisco (*) sono campi obbligatori; tuttavia, si consiglia di compilare tutti i campi, al fine di fornire ad Asja più dati possibili dell’azienda fornitrice.

Per inoltrare e salvare ogni modulo, fare click su Salva e prosegui in basso a destra, se invece si volesse sospendere la registrazione fare click su Esci. Una volta sospesa la registrazione, è possibile riprenderla in qualsiasi momento, reinserendo il codice token.

Si ricorda che il codice token è temporaneo ed ha una validità di 30 giorni.

Il form di registrazione si compone di 3 moduli e di una sezione conclusiva in cui vengono definite le Clausole Legali, di cui il fornitore deve obbligatoriamente prendere visione:

• Modulo n°1: Anagrafica aziendale
• Modulo n° 2: Categorie merceologiche
• Modulo n° 3: Documentazione

Nei paragrafi successivi, verranno descritte le informazioni da inserire nei singoli moduli.

Modulo n°1: Anagrafica Aziendale

All’ interno del primo modulo “Anagrafica aziendale” (rif. Figura 3) è possibile:

-    inserire i dati richiesti per completare l’anagrafica aziendale;

-    accettare l’Informativa Privacy tramite flag.

Dopo aver compilato tutti i campi, per procedere con la registrazione, cliccare su Salva e prosegui (A) (in basso a destra – rif. Figura 3).

Figura 3. Portale Asja: Flusso di registrazione - modulo Anagrafica aziendale

Modulo n°2: Categorie Merceologiche

All’interno del secondo modulo “Categorie Merceologiche”, il fornitore dovrà obbligatoriamente selezionare una o più categorie merceologiche a cui appartengono i propri prodotti e/o servizi.  

I questionari proposti nella successiva fase di Qualifica dipenderanno dalle categorie merceologiche inserite in questo modulo (rif. Figura 4).  

Figura 4. Portale Asja: Flusso registrazione - modulo Categorie merceologiche

Dopo aver selezionato la categoria merceologica (A), il fornitore potrà scegliere la relativa sottocategoria (B) inerente alla famiglia selezionata, cliccando il relativo pulsante (+) (rif. Figura 5)

La sottocategoria selezionata apparirà nella terza colonna (C) e potrà essere eliminata cliccando sul tasto  . 

Figura 5. Portale Asja: Flusso di registrazione - Selezione delle categorie e sottocategorie merceologiche

Una volta selezionate le merceologie è necessario cliccare su Salva e prosegui per poter procedere con la registrazione.

Modulo n°3: Documentazione

All’interno del secondo modulo “Documentazione”, il fornitore dovrà allegare i documenti indicati, necessari per il completamento del processo di registrazione.   

I documenti possono essere obbligatori (come, ad esempio, il DURC o la CCIAA) e non obbligatori (come, ad esempio, la Brochure Aziendale o il Portfolio Clienti). 

All’interno della colonna STATO della tabella (A) (rif. Figura 6), possono essere visualizzate alcune label informative:

•    Da allegare: qualora il fornitore non abbia ancora provveduto ad inserire la documentazione richiesta;

•    In corso: risulta visibile nel momento in cui il fornitore allega in piattaforma una documentazione in corso di validità;

In questa sezione il fornitore ha la possibilità di caricare i documenti richiesti utilizzando l’icona  e scaricare la documentazione che ha allegato tramite l’icona  , presenti all’interno della colonna AZIONI (B) (rif. Figura 6). Infine, ha la possibilità di visualizzare lo storico di tutti i documenti allegati – qualora ne abbia allegato più di uno – cliccando sull’icona   all’interno della colonna Storico (C) (rif. Figura 6).

Figura 6. Portale Asja: Flusso di Registrazione – sezione Documenti

Una volta inseriti i documenti, cliccare su Salva e Prosegui per ultimare la registrazione.

Conclusione e invio

Al termine della compilazione dei moduli precedentemente illustrati, il fornitore dovrà dichiarare di aver preso visione delle seguenti clausole:

-    Il Fornitore dichiara e garantisce di: (i) agire salvaguardando la libertà, l'uguaglianza e la dignità di tutti gli esseri umani; (ii) tutelare il lavoro e le condizioni di lavoro, le libertà sindacali, la salute e sicurezza sul lavoro, l'ambiente; (iii) ripudiare ogni forma di discriminazione, violenza, molestia, corruzione, lavoro forzato o minorile. 

-    Il Fornitore dichiara e garantisce:

o    Di non essere soggetto a provvedimenti di sospensione interdittiva di cui all'art. 14 del D. Lgs. 81/08 e s.m.i. ovvero quelle disposizioni prese dagli organi di vigilanza del Ministero del Lavoro nei confronti delle imprese, atte a contrastare il lavoro irregolare o a far cessare un pericolo per la tutela della salute e sicurezza dei lavoratori.

o    Che la scrivente società s'impegna ad informare Asja Ambiente Italia S.p.A. tempestivamente per qualsiasi modifica intervenuta nell'ambito dei dati e delle dichiarazioni rese nel presente modulo.

o    Che nei confronti propri e dei legali rappresentanti della propria società non sussistono le cause di divieto, di decadenza o di sospensione previste dall'art. 67 del D. Lgs. n.159/2011 e successive modificazioni ed integrazioni.

o    Di autorizzare il trattamento dei propri dati personali e/o sensibili ai sensi del Reg. CE n. 2016/679 (GDPR). In caso di incarico di collaudatore: di essere in possesso del titolo di studio adeguato e dell'abilitazione professionale prevista dalla normativa vigente, di aver espletato l'attività lavorativa nel settore per il periodo previsto dalla normativa vigente. 

-    Asja chiede ai propri fornitori impegno nel rispetto dell'ambiente, in particolare:

o    svolgendo le proprie attività in modo responsabile nei confronti dell’ambiente adoperandosi il più possibile per ridurre al massimo il proprio impatto ambientale

o    rispettando tutte le prescrizioni legali in materia di tutela dell’ambiente e di prevenzione dall'inquinamento

o    possedendo tutti i permessi, le licenze e le autorizzazioni previste dalla normativa vigente Asja chiede ai propri fornitori di comunicare alla propria catena di fornitura, la medesima attenzione all'osservanza dei requisiti in materia ambientale. 

-    Ho preso visione e mi impegno a rispettare il Codice Etico e il Modello Organizzativo di Asja Ambiente Italia S.p.A. 

-    INFORMATIVA VALUTAZIONE FORNITORI

Si informa la Vostra spettabile Azienda che la presente Società adotta una metodologia specifica per la valutazione delle prestazioni dei propri fornitori attraverso un processo di vendor rating periodico. La finalità del vendor rating è stabilire se un fornitore già qualificato e utilizzato ha le caratteristiche per rimanere nel nostro Albo Fornitori, e quindi essere preso in considerazione per progetti futuri, oppure non presenta le condizioni per rimanervi e quindi deve esserne escluso.

I fornitori sono valutati sulla base di differenti parametri opportunamente pesati e misurati in modo congiunto dai diversi enti aziendali, quali: prezzo, capacità produttiva, qualità, tempistiche del preventivo, tempistiche di consegna/svolgimento attività e collaborazione. 

Alcune di queste clausole possono essere visualizzabili cliccando sull’apposito link, che ne permetterà il Download.

Per accettare, il fornitore dovrà flaggare la casella   in corrispondenza della singola clausola legale.

Una volta selezionate le voci, fare click su Invia (A) per terminare la registrazione (rif. Figura 7). Qualora l’utente clicchi sul pulsante Sospendi (B), il sistema sospenderà il flusso di registrazione del fornitore, che potrà terminarlo in un secondo momento utilizzando il token.

Figura 7. Portale Asja: Flusso registrazione - Clausole legali

Se tutto il procedimento di registrazione è andato a buon fine, si aprirà la pagina (rif. Figura 8) contenente la seguente dicitura: “Grazie per aver completato la registrazione! A breve riceverai una comunicazione contenente tutte le informazioni necessarie e i dettagli relativi alle prossime attività. Clicca su “Chiudi” per completare il processo.”

Per continuare fare click sul tasto CHIUDI (A) (rif. Figura 8).

Figura 8. Portale Asja: Flusso di registrazione completato

A seguito dell’invio dei dati, il fornitore dovrà attendere una comunicazione con le credenziali (username e password), da utilizzare per i successivi accessi alla piattaforma. Si precisa che il codice token non sarà più valido.