Documenti

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Attraverso l’area Documenti, è possibile prendere visione di tutti i documenti caricati dai fornitori (rif. Figura 15).

Figura 15. Portale Axpo: sezione "Documenti" 

I punti menù sono:

1. Qualifica - lista dei documenti caricati sul portale dal fornitore
2. Validazione Documentazione - stato di validazione dei documenti presenti a sistema

Nel dettaglio:

1. Qualifica: in tale sezione il fornitore procede al caricamento di tutti i documenti sul portale Per ogni documento presente nel portale saranno associate le seguenti informazioni:

• il fornitore dal quale è stato caricato
• lo stato di qualifica del fornitore
• la data di caricamento del documento a sistema
• la data in cui il documento è stato rilasciato al fornitore
• la data di scadenza del documento
• lo stato
• l’utente che ha validato il documento
• lo stato reminder.

Inerente allo stato reminder (A)  (rif. Figura 18), si precisa che, è possibile visualizzare due tipologie di stato:

• “Sospeso”, qualora il documento non sia più richiesto dall’utente interno oppure non più

disponibile da parte del fornitore.

• “Attivo”, se il documento risulta essere disponibile o, in alternativa, risulta richiesto dall’utente interno.

Inoltre, tramite la colonna Azioni, è possibile visualizzare e scaricare il documento (B) e, eventualmente, accedere allo storico (C).

Figura 16. Portale Axpo: Documenti di qualifica del fornitore 

2. Validazione Documenti: in questa sezione è possibile procedere con la validazione dei documenti, caricati dai fornitori. Tramite la colonna “Visualizza” (A) (rif. Figura 17), è possibile consultare il dettaglio dei documenti in attesa di essere visionati e procedere con:

• la loro validazione tramite l’icona   
• il rifiuto tramite l’icona   

Figura 17. Portale Axpo: sezione "Validazione Documenti" 

Nello specifico, una volta completata la fase di valutazione dei questionari, la successiva fase di valutazione documentale richiede all’utente interno di esaminare personalmente i documenti, presentati dal fornitore, al fine di validarne l’effettiva coerenza rispetto a:

• tipologia del documento richiesto
• date di rilascio e/o scadenza dichiarate all’atto della presentazione
• veridicità delle informazioni ove necessario
• presenza di documenti di riconoscimento ove richiesti (i.e. autocertificazioni)

I documenti da allegare a sistema verranno classificati per tipologia, obbligatorietà e stato giuridico. Quest’ultima proprietà è necessaria per consentire alle persone fisiche la presentazione di una serie di documenti ovviamente differenti da quelli richiesti alle persone giuridiche.

Inoltre, la classificazione documentale terrà anche conto della durata di ciascun documento, in maniera tale da consentire al sistema, in base alla data di emissione dichiarata dal fornitore per ciascun documento, di allertare automaticamente i fornitori qualificati in merito alla documentazione scaduta, che è necessario aggiornare.

Nella colonna Azioni invece, è presente l’icona, che permette all’utente interno di visualizzare lo storico dei documenti caricati in precedenza (A) (rif. Figura 18).

Figura 18. Portale DoValue: sezione "Validazione Documenti"